İngilizce Resmi Yazışmalarda Nelere Dikkat Edilmelidir?

Genel İngilizce bilginizi orta seviye ya da daha üst bir seviyeye taşıdınız. Özgeçmişinizi hazırladınız ve uluslararası bir firmadan kabul aldınız. Buraya kadar her şey güzeldi. Ne var ki iş yerinizde sürekli yurt dışı bağlantılarınız ile yazışmanız gerekiyor. Kimi zaman toplantı talebi oluşturacak, kimi zamansa teklif göndereceksiniz. Konu her ne olursa olsun, kurumsal bir firma çalışanı olarak daima formal e-mail (resmi e-posta) kurallarına göre hareket etmeniz gerekecek. İşte bu yazımızda bu kuralların ne olduğu, formal e-mail yazmanın detaylarını ve dikkat edilmesi gereken noktaları belirteceğiz. Bununla birlikte English Box Bakırköy yerleşkesinde writing (yazma) becerilerinizi de nasıl geliştirebileceğinize değineceğiz. 

Hitap birincil önceliğimiz!

Şimdilerde mektup ya da fax kullanımı neredeyse tamamen sonlandı. Gün içinde onlarca hatta yüzlerce e-posta alıp gönderiyoruz. İster formal (resmi) ister informal (gayri resmi) olsun aynı Türkçe e-postalarda olduğu gibi yazışmamıza mutlaka bir hitap ile başlamamız şarttır.

Resmi yazışmalar için ilk yapmanız gereken hitapta “Hello/ Hi” gibi samimi ifadeler yerine “Dear Sir/ Madam” gibi resmi bir hitap kullanmanızdır. Bu ifadelere ek olarak e-postanın muhattabı olacak kişiyi biliyorsanız “Dear Mr. Johnson / Dear Miss. Brown… “gibi ismini ve cinsiyetini bildiren resmi hitaplar da kullanmanız mümkündür. Eğer e-postayı yazarken kime hitap edeceğinizi hiç bilmiyor ya da bir kurum veya kuruluşu muhattap alıyorsanız en doğru kullanım: “To Whom It May Concern” (İlgili kişiye) şeklindedir.

Kısaltmalardan kaçınınız!

Gerek ana dilimizde gerekse İngilizcede resmi e-posta yazarken dikkat etmemiz gereken önemli ayrıntılardan biri, günlük konuşma sırasında kullandığımız kısaltmalardan kaçınmamız ile ilgilidir. İngilizce de gündelik konuşma ve yazılarda tercih ettiğimiz kısaltmaları, resmi yazışmalarda kullanmak hoş bir detay olmaz. Dilerseniz bunları birkaç şekilde örnekleyelim.

Yanlış	Doğru
We haven’t a time table.	We do not have a time table / We have not got a time table.
My manager can’t …	My manager can not
They aren’t here.	They are not here.

Bu küçük detaylar sizin karşı taraf için ne denli yetkin olup olmadığınızı gösterir. Bu sebeple yazışmalarınızda kısaltma kullanmamanızı öneririz.

Gereksiz detaylara yer vermeyin!

Her gün onlarca ve hatta yüzlerce e-posta okuyup yazdığımızı düşünürsek kimse onlarca satır tutan e-postalar okumak istemez. Konu ne olursa olsun e-posta içeriğini de olabildiğince kısa tutup ayrıntılar için ek kısmında gerekenleri açıklayan dosyalar iletebilirsiniz.

Kapanışta saygı belirten ifadeler kullanın.

E-postanızı yazdınız ve şimdi de nezaket kuralları gereği, saygı bildiren bir sözcükle kapanış yapma vakti geldi. Resmi yazışmalarda sevgilerimle demek ya da o anlama gelen bir ifade kullanmak hoş değildir. Bunun yerine; yours faithfully, best regards, with my best regards gibi ifadeler kullanmanız ve altına da isminizi ya da elektronik imzanızı eklemeniz gerekir.

Yazma becerilerinizi geliştirmek için English Box Bakırköy’e gelin!

English Box Bakırköy yerleşkesi yalnızca genel İngilizce ve sınav hazırlığı ile değil aktivite dersleri ile de fark yaratmaktadır. Dil becerilerinde dört ana yetkinlik olan dinleme, konuşma, okuma ve yazma kabiliyetleri için ayrı ayrı düzenlenen aktivite dersleri ile de öğrencilerinin dil gelişimlerine katkıda bulunur. 

Yazma becerilerinizi etkileyecek bir başka unsur da kelime bilginizdir. Kelime hazneniz ne denli geniş olursa yazılı metinler oluştururken o kadar başarılı olursunuz. Bu sebeple my.English Box eğitim portalındaki vocabulary exercises sizin için faydalı olacaktır. 

Tüm bunlara ek olarak IELTS sınavı eğitimleri de English Box Bakırköy yerleşkesinde skill bazlı ilerler. Geliştirmeye ihtiyaç duyduğunuz beceriniz writing ise 24 ders saatinden oluşan writing class tam sizin için. 

Daha detaylı bilgi edinmek ve size en uygun programı seçmek için hemen English Box Bakırköy yerleşkesi eğitim danışmanları ile iletişime geçebilirsiniz.